Admin Office

1. Membuat Agenda Kantor

Pembuatan segala agenda kantor mencakup jadwal pertemuan rapat dengan anggota internal perusahaan atau pihak eksternal seperti klien dan supplier. Administrator kantor harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk menunjang pekerjaan ini. Mereka harus berkomunikasi mengenai jadwal meeting, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, dan sebagainya.

2. Mengelola Dokumen

Dokumen merupakan aset berharga bagi perusahaan sehingga harus dikelola dengan tepat. Pengelolaan dokumen meliputi kegiatan pencatatan laporan keuangan, notula rapat, dan sebagainya. Untuk mengelola dokumen, administrator kantor harus memiliki kemampuan pengarsipan, pembukuan, dan riset.

3. Mengurus Surat-Menyurat

Administrasi perkantoran juga bertanggung jawab dalam surat keluar dan menginput surat masuk. Ada banyak surat yang dibuat oleh administrator kantor, yaitu surat perintah kerja, surat domisili, surat pembelian, surat penjualan, surat perpanjangan kontrak, dan sebagainya.

Baca juga: Contoh Absensi Karyawan Harian Manual di Perusahaan

4. Menginput Data

Input atau entry data merupakan tugas administrasi perkantoran yang paling mendasar. Data dan informasi dalam bentuk formulir, non-dokumen, atau data multimedia (bentuk audio, foto, atau video) harus dimasukkan ke dalam aset perusahaan. Data ini sangat penting karena menyimpan informasi terkait konsumen atau klien sehingga harus dilakukan secara efektif dan efisien.

5. Mengarsip Data

Data yang diinput kemudian diarsipkan agar tidak hilang. Data yang diarsipkan sangat berguna untuk pengembangan perusahaan agar lebih baik pada masa depan sekaligus memudahkan proses pengorganisasian data. Perusahaan pun harus menjamin keamanan data yang tersimpan di dalamnya supaya tidak bocor, apalagi data tersebut mengandung informasi pribadi dari pelanggan.

Baca juga: Pentingnya Digitalisasi Arsip Dalam Menunjang Proses Bisnis Berkembang

6. Merekap Data

Perusahaan juga harus melakukan rekapitulasi data yang masuk dan telah diarsip. Rekapitulasi data berguna supaya segala informasi yang disimpan dapat dibaca dan digunakan untuk keperluan perusahaan. Proses perekapan dan pengarsipan data harus dilakukan secara aman agar tidak hilang atau diakses oleh orang yang tak bertanggung jawab.

7. Menerima Panggilan Telepon

Administrator kantor juga bertanggung jawab terhadap setiap panggilan telepon yang masuk. Keterampilan komunikasi yang baik diperlukan dalam tugas ini karena mereka menjadi penghubung antara penelepon (pihak eksternal) dan karyawan yang bekerja di dalamnya. Administrasi perkantoran juga menangani keluhan pelanggan apabila perusahaan belum memiliki divisi customer care atau customer service.

8. Menyiapkan Akomodasi

Beberapa kegiatan perusahaan juga membutuhkan akomodasi dalam prosesnya. Akomodasi ini berhubungan dengan penjadwalan agar tidak bertabrakan dengan kegiatan lain yang sedang dikerjakan. Contoh akomodasi tersebut meliputi tiket perjalanan dinas, penjadwalan kegiatan atau meeting di luar kantor, dan sebagainya.

9. Melakukan Inventaris Kantor

Peralatan dan perlengkapan kantor juga menjadi tanggung jawab administrasi perkantoran. Oleh karena itu, administrator kantor harus membuat daftar inventaris mengenai barang yang keluar dan masuk. Tugas ini sangat penting dilakukan agar keuangan perusahaan lebih efisien dan semua peralatan yang tersedia dapat digunakan lebih maksimal.

10. Membuat Laporan Pekerjaan

Laporan telah menjadi hal yang wajib dikerjakan oleh karyawan mana pun, termasuk administrator kantor. Laporan ini bisa menjadi pembanding antara pekerjaan yang ingin dikerjakan dan bentuk realisasinya. Pembuatan laporan biasanya dilakukan setiap bulan, kuartal, atau tahunnya. Administrasi perkantoran di perusahaan juga bisa berkembang apabila mengetahui evaluasi dari kegiatan pembuatan laporan ini.

Persyaratan minimum:

• Tersedia jam fleksibel
• Tidak diperlukan pengalaman kerja untuk posisi ini
• Pelamar harus memiliki KTP
• Tanggal mulai kerja: 30 January 2024