Document Management Admin

Staffinc sedang mencari Document Management Admin yang bertanggung jawab atas pemeliharaan, pengorganisasian, dan pengawasan manajemen efisien dokumen digital dan fisik dalam suatu organisasi. Peran ini melibatkan implementasi dan pengelolaan sistem manajemen dokumen, memastikan keamanan dokumen, memfasilitasi akses terhadap informasi, dan mempromosikan praktik terbaik dalam pembuatan, penyimpanan, pengambilan, dan retensi dokumen.

Catatan Penting: Posisi ini akan dipekerjakan kepada klien di perusahaan perbankan di daerah Jakarta secara on-site (WFO)

Key Responsibilities:

Administrasi Document Management System (DMS):

• Mengimplementasikan, mengkonfigurasi, dan mengelola perangkat lunak atau sistem manajemen dokumen untuk mengorganisir, menyimpan, dan mengelola dokumen elektronik.
• Menyesuaikan pengaturan DMS, alur kerja, pengendalian akses, dan metadata untuk sesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Pengorganisasian dan Penyimpanan Dokumen:

• Menetapkan dan menegakkan konvensi penamaan yang konsisten, struktur berkas, dan metode kategorisasi untuk memudahkan pengambilan dokumen.
• Mengklasifikasikan dan memberi tag pada dokumen dengan metadata yang relevan untuk meningkatkan kemampuan pencarian.

Keamanan dan Pengendalian Akses:

• Memastikan bahwa dokumen disimpan dan diakses secara aman, dengan menerapkan pengendalian akses dan izin berdasarkan peran.
• Memantau dan mengelola hak akses pengguna untuk mencegah akses dokumen yang tidak sah.

Kontrol Versi Dokumen:

• Mengimplementasikan mekanisme kontrol versi untuk melacak perubahan pada dokumen, memastikan akurasi dan integritas informasi.
• Mengelola revisi, pembaruan, dan persetujuan dokumen.

Pelatihan dan Dukungan:

• Memberikan pelatihan dan dukungan kepada karyawan mengenai praktik terbaik manajemen dokumen, termasuk penggunaan DMS secara efektif.
• Menjadi kontak utama untuk pertanyaan pengguna dan masalah terkait manajemen dokumen.

Pengambilan dan Distribusi Dokumen:

• Memfasilitasi pengambilan dokumen yang efisien dengan mengoptimalkan fungsi pencarian dan mengorganisir repositori dokumen.
• Membantu pengguna dalam menemukan dan mengambil dokumen dengan tepat waktu.

Manajemen Siklus Hidup Dokumen:

• Mengembangkan dan menegakkan kebijakan retensi dan pembuangan dokumen sesuai dengan persyaratan hukum dan regulasi.
• Mengoordinasikan pengarsipan atau penghancuran dokumen sesuai kebutuhan.

Jaminan Kualitas:

• Meninjau dokumen untuk akurasi, konsistensi, dan kepatuhan terhadap standar yang telah ditetapkan sebelum diunggah ke DMS.
• Memantau kualitas dokumen dan menangani masalah yang muncul dengan cepat.

Peningkatan Berkelanjutan:

• Mengidentifikasi peluang untuk perbaikan proses dalam alur kerja manajemen dokumen.
• Mengimplementasikan strategi otomatisasi dan digitalisasi untuk meningkatkan efisiensi.

Pelaporan dan Analitika:

• Menghasilkan laporan secara berkala mengenai penggunaan dokumen, pola akses, dan kepatuhan untuk membantu pengambilan keputusan dan tujuan audit.

Requirements:

• Pendidikan terakhir D3 atau lebih tinggi.
• Pengalaman 2 tahun paling sedikit dalam manajemen dokumentasi dan administrasi.
• Mampu bekerja secara on-site di Jakarta (WFO).
• Keterampilan organisasi yang kuat dan perhatian terhadap detail.
• Pemahaman tentang sistem dan perangkat lunak manajemen dokumen.
• Pengetahuan tentang prinsip keamanan informasi dan regulasi privasi data.
• Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik.
• Kemampuan untuk bekerja secara independen dan berkolaborasi dengan tim lintas fungsi.
• Kemampuan dalam menggunakan alat produktivitas seperti Microsoft Office dan Google Workspace.
• Sertifikasi yang relevan dalam manajemen dokumen menjadi nilai plus.